Vilket är det bästa ärendehanteringssystemet?

 

arrow down

Marknadens bästa system för ärendehantering – Hur du hittar rätt!

Det bästa ärendehanteringssystemet är det du lär dig bemästra allra bäst. Utifrån din verksamhets mål. Så vad vill du uppnå med ett ärendehanteringssystem?

Ärendehanteringssystem finns det, som du säkert vet, många av. Men hur vet du vilket system som är rätt för dig? Det kan vara svårt att avgöra om du bara tittar på funktioner och jämför mellan leverantörer. Alla lovar kanske:

  • Tydlig överblick på vilka ärenden som måste prioriteras
  • Automatisk prioritering av ärenden
  • Möjlighet till att samarbeta kollegor emellan
  • Snabbsvar
  • Stavningskontroll
  • GDPR-säker mailkorg

Men vad spelar allt det för roll när du är ute efter att skicka färre mail till en kund för att lösa ett ärende, eller vill att “Snabbsvaren” ska vara anpassade efter olika kategorier och ha färdiga mallar med rätt bifogade PDF:er? Ingenting. För att du kanske inte ens är medveten om att de här funktionerna finns. Och du är kanske heller inte medveten om att ett ärendehanteringssystem som erbjuder de här funktionerna kan spara dig otroligt många mail och ge dig nöjda kunder.
Hur då, tänker du? Kan du lösa kundens ärende i vändande mail och undvika att skicka flera mail för att lösa samma ärende blir både kunden nöjd och du mer effektiv. Och du tjänar pengar på att spara tid.

Vilket är det bästa ärendehanteringssystemet på marknaden?

Det bästa ärendehanteringssystemet är det som passar ditt företags mål och som hjälper dig att uppnå önskade effekter och produktivitet. Och det är inte ärendehanteringssystemet självt som kan hjälpa dig med det, det är leverantören av ärendehanteringssystemet.

Leverantören av ett ärendehanteringssystem ska anpassa systemet efter dina krav och önskemål. Och lära dig bemästra ärendehanteringssystemet så pass bra så att du uppnår dina mål. Leverantören ska också utbilda dig och träna dig i att effektivt hantera dina ärenden, och nyttja alla tekniska funktioner, som

Vad ska du tänka på när du väljer ett system för ärenden?

Se till att få ut så mycket av ditt ärendehanteringssystem som det bara går. Men vadå, vad menar vi? Vad kan man få ut av ett ärendehanteringssystem? Det är väl bara ett system som alla måste ha? Absolut, alla måste kanske ha ett system där man hanterar sina kundärenden, men har du en leverantör som har rätt kompetens inom just ärendehantering så kan du får upplärning och träning i hur du kan bli snabbare och bättre på att hantera ärenden. Precis som alla tränare hjälper till med.

Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ärendehanteringssystem är precis som det låter. Det hjälper dig hantera alla ärenden. Och vad är ett ärende? Kundärende: ett mail, samtal eller uppdrag från en kund som behöver din hjälp med något. En medborgare som har en fråga den vill ha svar på. Ett supportärende som behöver att återkopplar till kund. Ärenden kan vara flera saker, och ju fler ärenden, desto rörigare blir det i din mailkorg.

Ett vanligt mailprogram är inte framtaget för att flera personer ska arbeta i samma ärende och risken är stor att du missar något. Flaggor, stjärnmarkeringar och mappar kanske känns solklart för dig – men oklart för andra.

Du kanske inte ens kallar det ärendehanteringssystem, utan mailhanteringssystem
e-posthanteringssystem?

Varför räcker inte ett ”vanligt” mailprogram till – som Gmail eller Outlook?

Leken “hela havet stormar” beskriver lite det som händer i ett vanligt mailprogram när flera personer är inblandade i samma kundärende och någon glömt återkoppla eller informera om ärendets status. Det faller mellan stolarna och den som hamnar mellan stolarna blir inte så glad.

Vad vill du få ut av ditt ärendehanteringssystem?

  • Se bara det du faktiskt behöver ta action på! Alla andra ärenden döljs
  • Se direkt status på ärenden. Vart är ärendet i processen?
  • Få automatisk prioritering av dina ärenden och mail
  • Koppla ditt CRM-system till ärendehanteringen och få all din kundinformation på samma ställe
  • Skapa snabbsvar och ha stavningskontroll. Du kan förbereda svar på vanliga frågor, skapa textmallar med bifogade filer och undvika tryckfelsnisse med stavningshjälp.
  • Se direkt vem som har hanterat ärendet eller mailet och vad personen återkopplat till mottagaren. Ärendehistorik som hjälper dig bli uppdaterad om varför ärendet uppkom.

 

Hur fungerar ärendehantering?

1. Rätt mail till rätt kategori
Inkommande mail scannas av och placeras i
rätt kategori, till exempel under
”reklamation” eller ”fakturafrågor”.

2. Unikt ärende-ID
Varje inkommande ärende får ett unikt ärende-id för att du enkelt ska kunna följa historiken.

3. Autosvar
Du kan välja att använda autosvar så att
kunden får återkoppling direkt.

4. Tydliga symboler för ärendeprocessen
Symbolen “öga” i ämnesraden indikerar att en kollega redan är inne och tittar på
ärendet. En agent kan därmed direkt se
vilka ärenden som redan handläggs och
risken för dubbeljobb elimineras.

5. Ärenden trängs inte i inkorgen
När ett ärende besvaras av dig eller er, flyttas det
automatiskt till en annan vy. Se bara det du behöver ta vidare action på.

 

Vanliga frågor om ett ärendehanteringssystem

 

Vem kan ha ett system för ärenden?

Alla som vill effektivisera sina ärenden och vill spara tid att lägga på sin kärnverksamhet. I ett ärendehanteringssystem får du en tydlig, individuell överblick på dina ärenden och ärendeprocesser. Du kan dessutom enkelt få tillgång till ärende historiken, även fast du inte var ansvarig för ärendet innan. Genom att skriva interna noteringar kan du också hjälpa till kollegor att bli uppdaterade och förstå ärendet.

Hur många kan arbeta i ett ärendehanteringssystem?

Alla som arbetar hos dig kan arbeta i ärendehanteringssystemet. Välj en/flera e-postadresser som ska motta ärenden.

Är ärendehanteringssystemet GDPR-säkert?

Alla tjänster från ImBox följer lagen om GDPR. Hör av dig till oss om du vill veta mer!

Vad kostar ett ärendehanteringssystem?

Ett ärendehanteringssystem från ImBox är unikt uppsatt för dig och din verksamhet, likaså är varje prissättning offert-baserad. Hör av dig till oss om du vill ha mer prisinformation.

Hur lång tid tar det att implementera ett system för ärendehantering?

Från dess att du bestämmer dig för att skaffa ett ärendehanteringssystem från ImBox tar det 14 dagar innan det är färdigt. Under tiden du väntar håller vi utbildningar för dig och din personal i hur du bäst kan nyttja ärendehanteringssystemet efter dina uppsatta mål. Under hela vårt samarbete finns våra kundserviceexperter tillgängliga för dig för att hjälpa dig få ut det absolut mesta av ärendehanteringssystemet från ImBox.