Mailhanteringssystem | Varför du ska ha ärendehantering

Varför ska du ha ett mailhanteringssystem?

Mailhanteringssystem och mailprogram, vad är egentligen skillnaden? Ett vanlig mailprogram, typ Gmail och Outlook, är inte utvecklade för att flera personer ska hantera och arbeta i samma ärende. Och det är mer regel än undantag att företag har svårt att hantera kundärenden som kommer in via mail, då det är otroligt svårt att få en överblick om vem som hanterat ärendet. Flaggor, stjärnmarkeringar och mappar är kanske solklart för dig – men oklart för andra.

Att ha koll på alla ärenden som kommer in till kundservice är allt annat än enkelt. Utan riktiga verktyg och rutiner finns risken att du tappar bort dig i anstormningen av inkommande frågor. Därför är det ett måste för varje kundserviceavdelning att använda sig av någon form av
mailhanteringssystem som strukturerar upp och ordnar dina ärenden.

Vill du veta mer om vad du som organisation kan tjäna på att ha ett riktigt smart mailhanteringssystem och vilka fördelar ett verktyg som hanterar ärendehantering har? Sweet! För vi har nystat ut allt du behöver veta om ett mailhanteringssystem 👇

Mailhanteringssystem eller ärendehanteringssystem – är det samma sak?

Ja, och nej. ImBox Ärendehantering kan klassas som ett mailhanteringssystem, men har också de funktioner och finesser som krävs för att man ska få kalla det ett avancerat ärendehanteringssystem. Det finns andra leverantörer som ibland kan uttrycka sig fel och hävda att de säljer ett ärendehanteringssystem när de i själva verket ”bara” levererar ett mailhanteringssystem. Ett ärendehanteringssysstem har andra och fler funktioner som är mer avancerade än ett mailhanteringssystem. Ett mailhanteringssystem är en light-version av ärendehantering och hanterar i många fall bara ärenden som kommer in via mail. I den här artikeln berättar vi om mailhanteirngssystemet från ImBox, som ingår i det avancerade men busenkela ärendehanteringssystemet.

Vad betyder egentligen ärendehantering?

Ärendehantering är en benämning som syftar till hur en verksamhet hanterar stora mängder data, eller information. Om det handlar om t.ex kundservice innebär det: hur kundserviceavdelningen hanterar alla inkommande frågor och feedback, eller ärenden, från kunder. Oavsett hur stor din organisation är så är just mängden inkommande ärenden med största sannolikhet stor. Och för att du ska kunna ge dina kunder bra och snabba svar, hålla ordning på allt och ge riktigt bra service är det av yttersta vikt att du har en väletablerad rutin för ärendehantering, och det är precis vad ett mailhanteringssystem gör!

Mailhanteringssystem för kundservice

Ärendehantering är en process inom kundservice som är framtaget för att kvalitetssäkra och effektivisera arbetet. När alla inkommande ärenden hanteras på ett strukturerat sätt, skapar det också möjligheten för kundservice att växa och bli bättre. Det är både ett service-höjande och skalbart arbetssätt.

Alla kundserviceavdelningar tar emot frågor via e-post och mail. Det är den vanligaste kommunikationskanalen för kundservice. Därför är det också extra viktigt för just kundkommunikation via e-post att du har ett strukturerat, vattentätt system som hanterar dessa ärenden – för att se till att flera kundservicemedarbetare inte svarar på samma fråga eller att ärenden inte blir hanterade.

Vilka är fördelarna med ett mailhanteringssystem från ImBox?

Hantera alla dina kundservicekanaler från ett och samma system!

Om du har ett mailhanteringssystem framtaget för kundservice kan du samla alla era kundservicekanaler på samma ställe. Oavsett hur din kund väljer att kontakta dig; om det är via ett mail, en chatt eller kanske via ett meddelande från sociala medier, så skapas automatiskt ett ärende i ditt system så att du tydligt kan se ifall det är hanterat och besvarat eller inte. Du gör det möjligt för din kund att kontakta dig på det sätt de själva föredrar, utan att det skapar mer eller krångligare process för dig.

Automatisk prioritering, tydlig överblick och ärendehistorik utvecklat för att främja samarbete!

Med tanke på den den stora mängd inkommande ärenden som kundservice ofta behöver hantera är det av yttersta vikt att du får en snabb överblick och har struktur för att kunna ge din kund en riktig bra upplevelse. Utan ett system som snabbt kan hjälpa dig se vilka ärenden som är besvarade, vem av dina kollegor som jobbar med vad och ärendehistoriken, är risken hög att saker faller mellan stolarna och att kundupplevelsen inte blir den bästa.
Ett ärendehanteringssystem är framtaget för att göra din kundservice till världsklass! Få kontroll över alla inkommande ärenden, glöm stökiga mailinkorgar och säg hej till ett system där varje ärende och fråga får ett ärendenummer som du enkelt kan följa upp och hänvisa till. Det kommer göra att samarbetet internt förbättras rejält! Genom att
snabbt och enkelt se vilka ärenden som är besvarade och vem som arbetar med vad, minimerar du risken för dubbeljobb och att ärenden missas. Eftersom att du också kan tilldela ärenden till en specifik kollega, säkrar du upp att alla ärenden hanteras och inget glöms bort.

Mätverktyg för kundservice KPI:er – mät, analysera & effektivisera

Om du vill utveckla din kundservice och lära dig bli mer effektiv, är det ett måste att följa upp. KPI:er är till för att förbättra, mäta och nå resultat. Inte är väl KPI:er för kundservice annorlunda?

Det finns flera komplicerade sätt att göra analyser. Och så finns det för enkla sätt att försöka göra någon form av rättvis analys. Genom att använda ett system som specifikt är framtaget för att avläsa effektivitet av just ärendehantering och och nivå av kundservice. Som automatiskt kategoriserar dina ärenden och snabbt hjälper dig få en överblick om vart du kan göra punktinsatser. För att få fler nöjda kunder, spara mer tid och tjäna mer pengar.

Du behöver ett system som verkligen kan ge dig värdefull data om ditt kundservicearbete. Ett dedikerat system för ärendehantering samlar in all statistik och information på samma ställe. Med ett gemensamt system för alla dina kollegor, där alla mail och ärenden kommer in kommer och som ger dig möjlighet att analysera och följa upp ditt arbete på ett helt annat sätt. Genom att kategorisera ärendet i systemet kan du enkelt få fram statistik på vilka ärende som ökar eller minskar, när vissa typer av ärenden dyker upp och så vidare. När du sedan analyserar statiken får du fram avgörande insikter som hjälper dig och resten av verksamheten att bli ännu bättre.

Mailhanteringssystem för alla kundserviceavdelningar – ger ett stort värde för både dig och dina kunder

Du blir mer effektiv i din hantering av kundärenden. Din kund och målgrupp får snabba, kvalitetssäkrade svar. Och du tjänar mer tid på att bli mer effektiv. Ett vattentätt prioriteringsystem för dina ärenden, helt enkelt!

Vill du implementera ett smart mailhanteringsprogram hos din kundserviceavdelning? Klicka här!

Mailhanteringssystem för kundserviceavdelningen som vill ge service i världsklass!