Ärendehanteringssystem för kundservice

ImBox Ärendehantering

Ärendehanteringssystem som gör det lätt att prioritera rätt.

Det bästa ärendehanteringssystemet är det du använder rätt. Som är lika enkelt som effektivt. Höj din produktivitet med automatisk prioritering och sortering av alla era ärenden. Kan du tjäna pengar på att spara tid?

Få en demo om ärendehantering

Därför ska du ha ett ärendehanteringssystem

Ta hjälp av branschens experter inom digital service och lär dig nyttja ditt ärendehanteringssystem optimalt för just din verksamhet.

 

 Boka ett digitalt möte med oss! 

system för ärendehantering för samarbete

Samarbeta med ärenden i samma inkorg

I ärendehanteringssystemet kan du i realtid se vilka ärenden som handläggs just nu. Samarbeta alltid men dubbelarbeta aldrig.

ärendehantering + kundservice + mailhantering

Få unik statistik för dina ärenden

Få värdefulla insikter om vad dina ärenden handlar om i pedagogiska diagram. Lär dig planera & effektivisera din kundservice.

system för ärendehantering

Se ärendehistorik & interna noteringar

Hjälp varandra att ta vid där det behövs! Skriv interna noteringar och använd ärendehistoriken för att snabbare läsa in dig på ärendet. 

prioritera ärenden i systemet

Automatisk prioritering av ärenden 

Få automatiskt prioritering av ärende som visar hur och när du ska hantera det. Sätt påminnelser på ärendet & missa aldrig en återkoppling.

ärendehanteringssystem som du kan integrera med CRM

Koppla mot ditt CRM-system

Koppla ditt CRM-system till ärendehanteringssystemet och få all din information på samma ställe. Ett inlogg – alla kunddialoger.

ärendehanteringssystem med autosvar

Autosvar & textmallar

Återkoppla direkt till din kund med färdiga autosvar & lägg till mallar innehållande information anpassade efter olika ärendetyper.

Hur fungerar ett ärendehanteringssystem?

Ett system för ärendehantering gör alla dina inkommande supportförfrågningar från olika kanaler till ärenden. Kanske tar dina kunder kontakt med dig via telefon, e-post, chatt eller sociala medier? Samla då alla kundärenden i ett system som alla internt har tillgång till. Inkommande ärenden sorteras automatiskt ut till rätt inkorg och person, därefter prioriteras ärendet per automatik till ansvarig person.

Med en egen, personlig vy har du full uppsikt över vilka mail och ärenden som bör prioriteras av just dig. Se bara vad som behöver hanteras, det både förenklar och effektiviserar din ärendehantering.

Vilket är det bästa ärendehanteringssystemet?

Ärendehanteringssystem med tydlig överblick

ärendehanteringssystem för mobilen

Ärendehantering i mobilen!

Hantera ärenden utan (sladd)trassel – take-away för ärendehanteringssystem liksom.

Händer det att du inte alltid är på plats vid datorn när ett ärende kommer in? Men du vill gärna kunna läsa det inkommande ärendet för att veta om du ska spurta tillbaka till datorn eller gå i motionstakt?

Det mesta finns idag att tillgå i din telefon – och det är därför en självklarhet för oss att erbjuda dig att komma åt dina ärenden, även i telefonen.

Kom ikapp med inkommande ärenden, städa upp i din kö och frigör ditt arbetsflöde (och sinne) i mobilen! Med en tydlig överblick av inkommande ärenden kan du se vad som behövs göras just nu, nu.

  • Läs & svara på ärenden i mobilen
  • Lägg till privata noteringar via telefonen
  • Sätt etiketter på ärenden direkt i mobilen
  • Ändra ärendets status on-the-go

Få en demo om ärendehantering

Ärendehantering med statistik som hjälper dig bli mer effektiv

I statistikverktyget kan du analysera effektiviteten i din ärendehantering och snabbt se hur du kan förbättra ditt dagliga arbete. Se antalet kundärenden ni får in per vecka, svarstid per ärende och hur många mail som krävs för att lösa ett ärende. Baserat på dina etiketter och filter kan du bryta ner ärenden efter ämnen.

Dina ärendeflöden visas i olika diagram där du själv kan bryta ut ärenden efter ämnen med färdiga filter. T.ex måndag kl 18 kommer mest returfrågor in.

  • Vilka ämnen dina ärenden handlar om.
  • Vilken veckodag och tid på dygnet mest ärenden kommer in
  • Hur många skickade e-mail som krävs för att lösa ett ärende

Läs mer om vilka KPI:er du kan hitta i ImBox Analytics!

ärendehantering med statistik

William Eriksson, Branäsgruppen:

“Ärendehanteringssystemet har höjt vår servicenivå på alla punkter. Vi kan ge snabbsvar och tidigare konversationer syns tydligt och överskådligt.”

Läs caset om Branäs

Planera & tilldela ärenden

För att optimera hanteringen av ärenden kan ni tilldela ärenden mellan varandra. Det ska vara lätt att alltid prioritera rätt.

Genväg för att samarbeta!

Meddela enkelt din kollega att du behöver hjälp i ett kundärende och skriv interna noteringar för att hjälpa varandra.

Prioritera alltid rätt!

Lätt att prioritera rätt! I dina egna vyer i ärendehanteringen kan du direkt se vad som behöver prioriteras.

Vad kostar ett ärendehanteringssystem?

Ingen kund är den andra lik, därför vill vi ge dig ett pris som passar just ditt behov och dina förutsättningar. I en personlig demo lär vi känna varandra och tar reda på hur vi bäst kan hjälpa dig!

Få en demo om ärendehantering

Hur går uppstarten av ett ärendehanteringen till?

I ett uppstartsmöte kommer du tillsammans med oss gå igenom dina behov och önskemål. Därefter kan du luta dig tillbaka medan vi bygger och designar ditt ärendehanteringssystem efter dina önskemål. När ärendehanteringssystemet är leveransklart kommer du och dina kollegor få en grundlig utbildning i verktyget av våra kundserviceexperter, där ni också får möjligheten att ställa alla era frågor till oss. Självklart spelas utbildningen in och från den dagen finns vi alltid tillgängliga för dig!

Få en demo om ärendehantering

Hur snabbt kan du komma igång med ett system för ärendehantering?

Ditt ärendehanteringssystem är klar att gå live redan två veckor efter uppstartsmötet! Förutsatt att vi fått in alla dina uppgifter kring regler och grafisk utformning.

Få en demo om ärendehantering

På vilka plattformar kan du använda ärendehanteringssystemet?

Du kan installera ImBox Ärendehantering på alla plattformar! Oavsett om du använder WordPress, Magento, Episerver, Jetshop eller någon annan plattform – så är implementeringen precis lika enkel.

Få en demo om ärendehantering

Ingår ärendehantering i ImBox One?

Om du bara vill komma ihåg ett lösenord och endast vill logga in i ett system varje morgon, så är ImBox något för dig. Du samlar chatten, FAQ:n, ärendehanteringssystemet, formulären och telefonin i ett och samma verktyg.

Få en demo om ärendehantering

Är ärendehanteringssystemet GDPR-anpassat?

Ett system för ärendehantering som är GDPR-säkert! Oavsett vilken eller vilka tjänster du använder från oss, följer alla GDPR-lagen. Om du vill ha mer information om hur vi kan hjälpa dig följa GDPR-lagen så är du välkommen att kontakta oss!

Läs mer om GDPR!

1 Vad kostar det?
2 Onboarding!
3 Komma igång!
4 Vilka plattformar?
5 Ett verktyg!
6 GDPR

Vad kan ett smart ärendehanteringssystem göra för dig?

Boka en demo och ta reda på hur du kan lyfta er kundservice till nästa nivå!

Ärendehantering & webbformulär – ge alltid rätt service, direkt

Vill du att alla ärenden som kommer in via ett kontaktformulär på hemsidan ska innehålla precis allt du behöver för att ge rätt svar i vändande mail? Kombinera ärendehanteringssystemet med det smarta dynamiska kontaktformuläret!


Webbformuläret på hemsidan anpassar sina frågefält efter det ämnet besökaren på hemsidan väljer, vilket gör att all information som du behöver för att hjälpa besökaren, finns med i ärendet. Ärendet i sin tur skickas automatiskt till rätt inkorg, baserat på de filter du förvalt i ärendehanteringssystemet. Har kunden valt t. ex reklamation som val – kommer formuläret automatiskt skickas till den inkorgen som reklamationsärenden ska skickas till. Ärendet kommer in till ärendehanteringssystemet i ett överskådligt mail med rätt information bifogad för att du ska kunna hantera reklamations-ärendet. 

Ett dynamiskt webbformulär är ett avancerat, smart formuläret som ändrar utseende och frågeställningar utefter vad din kund vill kontakta dig gällande. När kunden väljer ämne på ärendet ändrar formuläret utseende och ställer rätt frågor för ärendet. Så att en kund aldrig behöver få ett e-mail tillbaka likt: “Innan vi kan gå vidare med ditt ärende behöver vi ha följande information av dig”.

Det minskar inte bara frustration hos kunden, det minskar också antal skickade e-mail för att lösa att lösa ett ärende.

System för ärendehantering som sparar dig tid & pengar

Kan du tjäna pengar på att spara tid? Ja, kan du helt plötsligt ge kunden ett svar direkt i vändande mail, kan du höja kundnöjdheten och effektiviteten i kundservice.

Webbformulär som lyfter din ärendehantering till nästa service nivå

Ett dynamiskt formulär är inte bara effektivt, det är också avancerat och har unika funktioner som gör det till en självklar del av ett ärendehanteringssystem. För de valen kunden gör i formulärets är förprogrammerat och filtrerat till rätt inkorg i ärendehanteringen. Och När kunden gör ett visst val i formuläret taggas ärendet upp med en etikett, så att du tydligt kan se vad inkommande ärenden handlar om i ImBox Analytics, för att du och din verksamhet kan arbeta mycket mer proaktivt med snabbsvar till kunder och information på din hemsida.

Du behöver ett ärendehanteringssystem som sköter all sortering åt dig. Som listar i realtid vad just du behöver prioritera, och som tydligt visar för en kollega om du arbetar med ärendet eller inte.

Det vanligaste problemet kundserviceavdelningen har i sin mailkorg är att flera personer svarar på ett e-mail som redan blivit svarat på. Flaggor, mappar och stjärnmarkeringar är beroende av den mänskliga handpåläggningen. Med den hanteringen riskerar det inte bara att e-mail blir dubbelhanterade, det kan också falla mellan stolarna.

Med en vattentät sortering och prioritering kan du enkelt se vem som hanterar vilket ärende och även all ärendehistorik i realtid.

Direkt när du kommer in i inkorgen kan du se en tydlig markering på att någon av dina kollegor tilldelat ett ärende till sitt flöde. Vilket gör att du snabbt och enkelt kan se vilket ärende som du kan lösa!

Vill du veta vad kombinationen ärendehantering och dynamiskt formulär kan göra för din kundservice?

Få en demo och ta reda på hur du kan effektivisera er kundservice!

Vem behöver ett ärendehanteringssystem?

Alla verksamheter behöver ett ärendehanteringssystem! För alla verksamheter och organisationer som någon gång får in ett ärende via e-mail, telefon, chatt, sociala medier eller kontaktformulär behöver ett system för ärenden som tillåter flera personer att arbeta i samma ärende.

Inga flaggor. Inga mappar. Inga stjärnor. Ändå ordning på torpet! Arbetar fler personer i en och samma inkorg? Då, är ärendehanteringssystem lösningen på att aldrig låta kundens ärende falla mellan stolarna. Du kan mycket mer effektivt hantera ärenden, utan att riskera dubbelarbete. Men en tydlig överblick ser du om just du eller en kollega hanterar ärendet.

Systemet för ärendehantering sköter sorteringen av vilket inkommande ärende som ska till vilken inkorg. Varje ärende får ett ärendenummer och en “etikett” som talar om för systemet vart på prioriteringslistan ärendet ska hamna. Så att du alltid prioriterar rätt!

Ärendehantering med kostnadsfritt statistikverktyg

Analysera din ärendehantering – varför då tänker du?
Vanliga mailprogram som Outlook och Gmail ger inte verksamheter möjligheten till att få statistik på sina inkommande ärenden. Men i vårt ärendehanteringssystem får du tillgång till unik statistik som kan hjälpa dig kvalitetssäkra din service och hitta nya sätt att effektivisera din kundtjänst.

  • Bemanna din support eller kundservice efter när flest ärenden kommer in
  • Skapa etiketter & filter som hjälper dig bryta ner dina ärenden för att snabbt identifiera sätt att produktivt hantera de olika ärendekategorierna
  • Skapa textmallar till olika etiketter. Etiketten r”eklamation” har en färdig mall för reklamationsärenden med det innehållet du behöver för att genomföra ärendet
  • Se vilka ärenden som kräver fler e-mail för att lösas & förbättra din information på hemsidan kring dessa frågor