ImBox Ärendehantering
Ett ärendehanteringssystem som är lika enkelt som effektivt? Javisst! Höj produktiviteten med automatisk prioritering och sortering av alla era ärenden – det är enkelt.
I ärendehanteringssystemet kan du i realtid se vilka ärenden som handläggs just nu. Samarbeta alltid, men dubbelarbeta aldrig.
Få värdefulla insikter om vad dina ärenden handlar om i pedagogiska diagram. Lär dig planera & effektivisera din kundservice.
Hjälp varandra att ta vid där det behövs! Skriv interna noteringar och använd ärendehistoriken för att snabbare läsa in dig på ärendet.
Få automatiskt prioritering av ärende som visar hur och när du ska hantera det. Sätt påminnelser på ärendet & missa aldrig en återkoppling.
Koppla ditt CRM-system till ärendehanteringssystemet och få all din information på samma ställe. Ett inlogg – alla kunddialoger.
Återkoppla direkt till din kund med färdiga autosvar & lägg till mallar innehållande information anpassade efter olika ärendetyper.
William Eriksson, Branäsgruppen:
“Ärendehanteringssystemet har höjt vår servicenivå på alla punkter. Vi kan ge snabbsvar och tidigare konversationer syns tydligt och överskådligt.”
Ett system för ärendehantering gör alla dina inkommande supportförfrågningar från olika kanaler till ärenden. Kanske tar dina kunder kontakt med dig via telefon, e-post, chatt eller sociala medier? Samla då alla kundärenden i ett system som alla internt har tillgång till. Inkommande ärenden sorteras automatiskt ut till rätt inkorg och person, därefter prioriteras ärendet per automatik till ansvarig person.
Med en egen, personlig vy har du full uppsikt över vilka mail och ärenden som bör prioriteras av just dig. Se bara vad som behöver hanteras, det både förenklar och effektiviserar din ärendehantering.
I statistikverktyget kan du analysera effektiviteten i din ärendehantering och snabbt se hur du kan förbättra ditt dagliga arbete. Se antalet kundärenden ni får in per vecka, svarstid per ärende och hur många mail som krävs för att lösa ett ärende. Baserat på dina etiketter och filter kan du bryta ner ärenden efter ämnen.
Dina ärendeflöden visas i olika diagram där du själv kan bryta ut ärenden efter ämnen med färdiga filter. T.ex måndag kl 18 kommer mest returfrågor in.
I ett uppstartsmöte kommer du tillsammans med oss gå igenom dina behov och önskemål. Därefter kan du luta dig tillbaka medan vi bygger och designar ditt ärendehanteringssystem efter dina önskemål. När ärendehanteringssystemet är leveransklart kommer du och dina kollegor få en grundlig utbildning i verktyget av våra kundserviceexperter, där ni också får möjligheten att ställa alla era frågor till oss. Självklart spelas utbildningen in och från den dagen finns vi alltid tillgängliga för dig!
Boka en demo och ta reda på hur du kan lyfta er kundservice till nästa nivå!
Alla verksamheter behöver ett ärendehanteringssystem! För alla verksamheter och organisationer som någon gång får in ett ärende via e-mail, telefon, chatt, sociala medier eller kontaktformulär behöver ett system för ärenden som tillåter flera personer att arbeta i samma ärende.
Inga flaggor. Inga mappar. Inga stjärnor. Ändå ordning på torpet! Arbetar fler personer i en och samma inkorg? Då, är ärendehanteringssystem lösningen på att aldrig låta kundens ärende falla mellan stolarna. Du kan mycket mer effektivt hantera ärenden, utan att riskera dubbelarbete. Men en tydlig överblick ser du om just du eller en kollega hanterar ärendet.
Systemet för ärendehantering sköter sorteringen av vilket inkommande ärende som ska till vilken inkorg. Varje ärende får ett ärendenummer och en “etikett” som talar om för systemet vart på prioriteringslistan ärendet ska hamna. Så att du alltid prioriterar rätt!
Vill du att alla ärenden som kommer in via ett kontaktformulär på hemsidan ska innehålla precis allt du behöver för att ge rätt svar i vändande mail? Kombinera ärendehanteringssystemet med det smarta dynamiska kontaktformuläret!
Webbformuläret på hemsidan anpassar sina frågefält efter det ämnet besökaren på hemsidan väljer, vilket gör att all information som du behöver för att hjälpa besökaren, finns med i ärendet. Ärendet i sin tur skickas automatiskt till rätt inkorg, baserat på de filter du förvalt i ärendehanteringssystemet. Har kunden valt t. ex reklamation som val – kommer formuläret automatiskt skickas till den inkorgen som reklamationsärenden ska skickas till. Ärendet kommer in till ärendehanteringssystemet i ett överskådligt mail med rätt information bifogad för att du ska kunna hantera reklamations-ärendet.
Ett dynamiskt webbformulär är ett avancerat, smart formuläret som ändrar utseende och frågeställningar utefter vad din kund vill kontakta dig gällande. När kunden väljer ämne på ärendet ändrar formuläret utseende och ställer rätt frågor för ärendet. Så att en kund aldrig behöver få ett e-mail tillbaka likt: “Innan vi kan gå vidare med ditt ärende behöver vi ha följande information av dig”.
Det minskar inte bara frustration hos kunden, det minskar också antal skickade e-mail för att lösa att lösa ett ärende.
System för ärendehantering som sparar dig tid & pengar
Kan du tjäna pengar på att spara tid? Ja, kan du helt plötsligt ge kunden ett svar direkt i vändande mail, kan du höja kundnöjdheten och effektiviteten i kundservice.
Ett dynamiskt formulär är inte bara effektivt, det är också avancerat och har unika funktioner som gör det till en självklar del av ett ärendehanteringssystem. För de valen kunden gör i formulärets är förprogrammerat, automatiserat och filtrerat till rätt inkorg i ärendehanteringen. Och När kunden gör ett visst val i formuläret taggas ärendet upp med en etikett, så att du tydligt kan se vad inkommande ärenden handlar om i ImBox Analytics, för att du och din verksamhet kan arbeta mycket mer proaktivt med snabbsvar till kunder och information på din hemsida.
Du behöver ett ärendehanteringssystem som sköter all sortering åt dig. Som listar i realtid vad just du behöver prioritera, och som tydligt visar för en kollega om du arbetar med ärendet eller inte.
Det vanligaste problemet kundserviceavdelningen har i sin mailkorg är att flera personer svarar på ett e-mail som redan blivit svarat på. Flaggor, mappar och stjärnmarkeringar är beroende av den mänskliga handpåläggningen. Med den hanteringen riskerar det inte bara att e-mail blir dubbelhanterade, det kan också falla mellan stolarna.
Med en vattentät sortering och prioritering kan du enkelt se vem som hanterar vilket ärende och även all ärendehistorik i realtid.
Direkt när du kommer in i inkorgen kan du se en tydlig markering på att någon av dina kollegor tilldelat ett ärende till sitt flöde. Vilket gör att du snabbt och enkelt kan se vilket ärende som du kan lösa!
Vill du veta vad kombinationen ärendehantering och dynamiskt formulär kan göra för din kundservice?
Få en demo och ta reda på hur du kan effektivisera er kundservice!
Analysera din ärendehantering – varför då tänker du?
Vanliga mailprogram som Outlook och Gmail ger inte verksamheter möjligheten till att få statistik på sina inkommande ärenden. Men i vårt ärendehanteringssystem får du tillgång till unik statistik som kan hjälpa dig kvalitetssäkra din service och hitta nya sätt att effektivisera din kundtjänst.
Ett system för ärendehantering som inte är skapat med agenterna, alltså användarna, eller slutkunderna, besökarna eller medborgarna i fokus blir både svårjobbat och sällan använt på ett optimalt sätt. Det ska vara lätt att göra rätt! Det är iallafall vår devis och något som anammats genom alla år när vi tagit fram vårt ärendehanteringssystem i samarbete med våra kunder. Alltså sådana som du, som på riktigt vet vad som är viktigt på riktigt, underlättar interna flöden och även ger extra guldkant i arbetsvardagen.
Alltför många system har nämligen skapats baserat på komplexa strukturer och icke intuitivt UX som kräver kurser och långa onboardingprocesser för att kunna användas, eller för att få ut mesta möjliga nytta av det. En sådan mjukvara brukar enbart användas i begränsad omfattning (eller inte alls!) och bidrar därmed heller inte med den effekt och de påtagliga resultat den borde.
Vårt verktyg är framtaget i samarbete med våra kunder och vi arbetar löpande med produktutveckling och uppdateringar av vårt ärendehanteringssystem. Allt baserat på önskemål om funktioner och features som kommer från våra befintliga kunder. Därför vet vi att det funkar och kommer fortsätta att funka över tid – vår ärendehantering slutar aldrig att utvecklas eftersom omvärlden och behoven aldrig slutar utvecklas.
Våra kunder vittnar om och om igen om att det är ENKELT att arbeta i vårt system. Det är enkelt att onboarda nya medarbetare, enkelt att intuitivt förstå hur det ska användas och enkelt (lätt!) att göra rätt! Du behöver alltså inte vara expert på vad du vill ha i ett ärendehanteringssystem. Vi och våra befintliga kunder från ett brett spektra av branscher – B2B-företag, B2C, e-handlare, verksamheter inom offentlig sektor som socialförvaltningar och kommuner – har redan tänkt åt dig! Dessutom har vi en fenomenal customer success (och support!)-avdelning som skapar en uppsättning baserat på er verksamhets unika behov och förutsättningar – och dessutom hjälper er igång.
