1. Lätt att samarbeta – utan att dubbelarbeta
Ett optimalt ärendehanteringssystem måste göra det enkelt för kollegor att samarbeta med varandra. Om en medarbetare är sjuk och behöver någon som tar över, behöver all information om varje ärende vara samlad och tydligt strukturerad. På så vi kan ni hjälpas åt utan att kunden behöver vänta på svar eller ens märka att ni bytt agent.
När olika team och avdelningar kan hantera olika ärendetyper, samtidigt som det är enkelt att samarbeta över team- och avdelningsgränser, skapas förutsättningar för ett effektivt och flexibelt samarbete. I ImBox system kan du se i realtid om någon annan tittar på eller tar action i ett ärende, vilket gör det enklare att undvika dubbeljobb. För vem har tid och lust med det?
2. Uppföljning och översikt för löpande optimering
Effektivt arbete och löpande optimering serveras med en stor portion data! Se till att ni på daglig basis kan följa upp vilken typ av ärenden ni har, fördelat på ämnen eller andra parametrar samt svarstider på agent- och teamnivå. Tydlig och välstrukturerad statistik är guld värt för att kunna utveckla din kundservice.
Det är också viktigt att se vilka veckodagar och tider på dygnet ni har en högre belastning med ett stort inflöde av ärenden. Detta för att kunna arbeta proaktivt med prioritering och bemanning.
I ImBox Analytics får du alla siffror du behöver för att optimera er kundservice. Det kommer på köpet för er som vill använda ImBox Ärendehanteringssystem. Ovärderligt!
3. Effektivisera med AI och automatiseringar
Finns en AI-assistent? Använd den. ImBox generativa AI summerar ärenden, översätter texter och genererar blixtsnabba och träffsäkra svarsförslag i mejl och chatt för dig att utvärdera och godkänna. Resultatet: En snabb, personlig och kvalitetssäkrad kundservice i absolut världsklass.
Det är också toppen om systemet du använder automatiskt sorterar inkommande ärenden till rätt inkorg och person – och prioriterar viktighetsgraden. Att enbart få till sig ärenden som är relevanta för just dig, både minskar stressen och förenklar och effektiviserar ärendehanteringen.
Om du kan koppla dynamiska formulär till ärendehanteringen kan du få in ALL information som behövs för att lösa ett ärende på ett bräde. Då slipper du inte bara onödig mejlväxling fram och tillbaka. Per automatik säkerställer du också kortare hanteringstid per ärende med mer nöjda kunder som resultat.
4. Ett användarvänligt gränssnitt som passar alla
Det bästa ärendehanteringssystemet är det du använder rätt. Som är lika enkelt som effektivt. Nyckeln ligger i att systemet är uppbyggt och designat med användaren i fokus, s.k. agent experience.
När funktioner och strukturer är enkla och logiska att förstå, ja då kommer det användas rätt och ge den effekt du eftersträvar. Och det gäller för både den mer vana såväl som nya användaren.
Systemet behöver helt enkelt stötta kundserviceavdelningen att kunna leverera högkvalitativ service snabbt, vilket i sin tur genererar mer nöjda kunder.
Utöver att använda AI sparar du tid med snabbsvar-funktionen med actions kopplade till svaret som hjälper agenten med vanligt förekommande eller mer komplexa ärenden. Något som givetvis säkerställer både hög kvalitet på svaren och snabb återkoppling.
Detsamma gäller filtreringsfunktioner, labels och flöden för automatisering. Enkelt, effektivt och smart!
5. ETT system under kontinuerlig utveckling
Du vet väl om att alla inkommande supportförfrågningar från olika kanaler kan omvandlas till ett ärende och samlas i ett system som alla som behöver har tillgång till?
Om du använder ETT system för er digitala kommunikation slipper ni hantera flera gränssnitt, flikar, program och kanaler på olika ställen. Med en samlad översikt för allt ökar du effektiviteten och enkelheten i det dagliga arbetet.
Säkerställ att systemet du arbetar med löpande utvecklas med nya smarta funktioner. Utvecklingen i vår omvärld står aldrig still, så det kan inte ditt system göra heller.
Prioritera ett system där ni välkomnas att vara med och ge feedback för utveckling av tjänsten baserat på era behov. Vem vet bättre än du vad som behövs i just din verksamhet?
Nyfiken på att veta mer? Läs mer om ImBox ärendehanteringssystem och vårt arbetssätt kring ärendehantering eller boka en demo på studs!