Effekter av ett ärendehanteringssystem? 

Vilka resultat kan du förvänta dig av ett ärendehanteringssystem som faktiskt gör jobbet?

Ökad effektivitet och tidsbesparing

Spara tid och minska manuellt arbete

• När mailhanteringsystemet som det också kallas, automagiskt routar/filtrerar ärenden som gör att de sorteras ut till rätt agent eller rätt grupp, utan handpåläggning, sparar du och teamet tid då ni får en bättre överblick av vad som behöver hanteras först.  

Förenklad prioritering och effektiv hantering

• Med en färdigsorterad, tydlig överblick över enbart de ärenden som du behöver agera på, blir det enkelt att prioritera hur och när du hanterar dem. Istället för att växla mellan ärendetyper kan du t.ex. beta av alla returärenden på en och samma gång. Du får också en tydlig överblick på vilka områden som har mest belastning. 

Inget faller mellan stolarna

• Du säkerställer helt och hållet att inget faller mellan stolarna – inga kunder i kläm här inte! Det, i sin tur, minskar givetvis både antalet brandutryckningar och hantering av missnöjda kunder som fått vänta onödigt länge. 

Hantera fler ärenden på kortare tid!

• Du får en mer effektiv hantering av ärenden tack vare mängder av smarta automatiska funktioner i systemet. Vad sägs t.ex. om:
• Anpassade automagiska regler som eliminerar tidsödande manuellt arbete i ärendehanteringen.
• Smarta templates, d.v.s. avancerade mallar där det går att koppla både text, filer, actions och event till en mall för utvalda svar och ärendetyper. En knapptryckning och – häpp, redo!
• Detsamma (häpp:et, alltså) gäller givetvis snabbsvar som är en enklare variant av ovanstående som precis som templates säkrar både kvaliteten och tonaliteten på svar och ger en jämn, effektiv servicenivå.
• Om du dessutom kopplar ett smart dynamiskt formulär till er ärendehantering kan kunden direkt – och enkelt – ge er all input som behövs för att få hjälp med olika ärenden. Aldrig mer ping-pong-matcher i inkorgen med kunderna. Du får tack vare formulärets uppbyggnad dessutom all information strukturerad på ett bräde och kan lösa ärendet snabbare.
• Fler tidsbesparande effekter som du kan räkna med att skörda får du genom funktioner som: taggning, filtrering, kategorisering, skapandet av egna filter, snabbsvar, bifogning av länkar, påminnelsefunktionen, automatsvar, automatisk arkivering, integrering med ert CRM-system, smarta sökfunktioner, egna ärendenummer m.m.

Allt detta gör att du sparar tid – både åt dig och kunden. DET är väl effekter och effektivitet om något! 

 

 

Smidigare och mer strömlinjeformat internt samarbete 

Samarbeta, men aldrig dubbelarbeta!

• Ett ärendehanteringssystem hjälper till att lösa den tekniska utmaningen med att jobba tillsammans i en mailkorg, då det hjälper er hantera mängder av ärenden utan att samma ärende plockas och bearbetas av flera agenter. Inget dubbelarbete, men heller inget som faller mellan stolarna!

Se historik & status för att hjälpas åt eller ta vid

• Det är enkelt att följa vad som kommunicerats och inträffat hittills i ett ärende – du ser alla anteckningar, status och historik samlade i samma tråd. Du får helt enkelt spårbarhet i varje ärende som gör att du kan se vad andra agenter har gjort tidigare och kan återkoppla snabbt och korrekt till kunden. TACK! – säger alla kunder. Någonsin. Som blivit runtskickade och behövt återberätta sitt ärende X antal gånger… 

Få input från kollegor internt på ett enkelt sätt

• Tack vare att du kan bjuda in personer eller avdelningar som inte nödvändigtvis arbetar med ärendehanteringen dagligen att ge input kan kunden få rätt återkoppling snabbare. Här är det t.ex. fiffigt att kommunicera med funktionen “private notes” som kan liknas vid en avancerad digital post-it-lapp som enbart syns internt!

Koppla in extern tredje part, utan krångel

• Du kan dessutom enkelt hantera ärenden där det behövs assistans eller besked från t.ex. en extern tredje part – med hjälp av länkningar. Helt utan friktion och givetvis allt samlat på ett och samma ställe! 

 

Samlad statistik för ständig effektivisering & optimering

Smidig optimering med tydligt analysverktyg och anpassad dashboard 

• I ärendehanteringssystemet samlas all löpande data som presenteras i överskådliga vyer som gör det enkelt att följa upp och optimera baserat på korrekt beslutsunderlag. Genom att kunna följa upp t.ex. SLA-nivåer och svarstider, kan du säkerställa att ni levererar den servicenivå ni målsatt. Du kan även skapa och spara egna filter för löpande analyser för varje tjänst. Du kan dessutom enkelt bygga en egen dashboard för att synliggöra all viktig data på en gemensam skärm som live-uppdateras, en s.k. Wallboard.

Identifiera styrkor & svagheter

• Genom att du på daglig basis kan följa upp statistik för ärendetyper, fördelningen baserat på ämnen eller andra parametrar, samt svarstider på agent- och teamnivå, har du alla möjligheter att identifierar styrkor, svagheter och optimeringsmöjligheter. 

Arbeta proaktivt & prioritera

• Du kan också identifiera mönster och trender vad gäller tider eller veckodagar där ni har ökat eller minskat inflöde av ärenden. Det ger givetvis möjlighet att arbeta proaktivt med såväl prioritering av olika ärendetyper som optimering av bemanning för att säkra upp perioder med högre eller lägre tryck.
  

Tydliga beslutsunderlag

• Du får bättre beslutsunderlag för både budget, organisering av arbetet i ditt team, schemaläggning av personal och resursfördelning på företagsnivå. Samtidigt kan du identifiera övergripande problem och potentiella förbättringsåtgärder på ett enkelt sätt.

 

Slutligen och det viktigaste av allt: 

En bättre kundupplevelse & ökad kundnöjdhet

Jämn kvalitet ger en enhetlig serviceupplevelse

• Kunderna får en enhetlig serviceupplevelse, eftersom systemet gör det lättare att ge ett professionellt bemötande med samma besked och service oavsett vem som hanterar ärendet. 

Stärker relationen med kunden

• En förbättrad användarupplevelse ökar konvertering och lojalitet på riktigt! Här hjälper systemet dig att leverera på riktigt! 

Personlig och effektiv service

• Vi vet att kunder föredrar personlig service och med stöd av ett smart och användarvänligt system kan du ge det – utan att tumma på effektiviteten. 

Kunden känner skillnaden

• Kunderna känner sig väl bemötta och omhändertagna där frågor och problem löses snabbt och effektivt. Vem älskar inte detta?

Här kan du läsa mer om vår användarvänliga, smarta och strukturerade ärendehantering och ärendehanteringssystem!